电子邮件方便快捷，并且其工作方式已为大家所熟知。 使用 Microsoft Office Outlook 2003 发送和接收电子邮件是您共享想法、论点和问题的理想方法。 将文件附加到电子邮件是共享文档和大量信息的绝佳方式，远远大于电子邮件本身所处理的信息量。 共享您认为可能对同事有用的文件，或者要求同事审阅文件并将编辑后的文件发送回来。　　

　　优点　　
　　•轻松交流信息　　
　　•他人可按自己的时间回复您　　
　　•同时与许多人共享信息　　
　　•记录您的交流内容　　

　　缺点　　
　　•可能得不到立即响应　　
　　•某些企业对可以放入电子邮件中的文件大小有所限制，因而难以共享较大的文件　　
　　•在电子邮件中难以请求多个人员审阅同一文件。 您需要取回多个具有不同注释的文档版本，并逐一进行更改　　
　　•由于担心病毒或垃圾邮件，某些收件人拒绝电子邮件附件，特别是不认识的人发送的附件　　

　　即时消息传递 (IM)　　
　　当希望得到立即响应时，您可能寻求与他人对话，这正是 IM 所提供的 — 双向电子对话。 使用 IM 程序(例如 Microsoft Windows Messenger)和服务(例如 MSN Messenger)，您们之间可以相互提问、交流想法以及随时知道对方是否联机和是否可以交谈。 您甚至还可以控制以何种方式向他人显示您的联机状态。　　

　　优点　　
　　•实时文本、数据、音频和视频共享　　
　　•交流便捷，快速提问和获得答案　　
　　•知道同事何时联机，节省时间　　
　　•可在基于 Windows Mobile 的 Pocket PC 和智能电话上发送消息　　

　　缺点　　
　　•无法共享复杂或大量的信息　　
　　•难以记录交流内容　　
　　•使用公共 IM 服务无法记录或加密数据传输　　

　　共享工作区网站　　
　　共享工作区网站可能是合作完成文档和项目的最便利方式。 使用 Office 2003 中的共享工作区网站，您和同事可以共享文档并在文档上标记注释，维护重要信息的列表(例如任务、相关网站和联系人)，以及相互通知对方对于特定项目的最新状态。 当项目(例如任务状态)发生更改时，您甚至可以接收电子邮件提示，获得通知。 无论何时连接到企业网络，您都可以访问共享工作区网站。

　　另外有两个专用的共享工作区网站可供使用：文档工作区网站和会议工作区网站。 当设置这些共享工作区网站之后，您可以在任何 Web 浏览器中打开这些工作区网站，或者在 Microsoft Office Excel、PowerPoint 和 Word 2003 的“共享工作区”任务面板中打开这些工作区网站。　　
　　•文档工作区网站：使用此类型的工作区网站，您和您的团队可以找到用于标记注释的文档，以及公告、分配的任务、指向相关网站的链接和完成任务所需的其他相关信息。　　
　　•会议工作区网站：将所有要在会议中使用的信息和资料集中在一起。 无论会议仍旧处于计划阶段、即将召开还是已经召开，您和您的同事都可以访问此共享工作区网站获取最新的信息和资料。　　

　　优点　　
　　•每个人都可以查看、修改同一文件版本并添加注释　　
　　•在同一文件中整理反馈信息　　
　　•设定一个用于存储团队和项目文档的共享位置　　
　　•保留共享日历　　
　　•管理文件修订版本　　
　　•拥有项目和文档状态的统一视图　　

　　缺点　　
　　•需要 IT 支持才能设置和维护 Windows SharePoint Services　　
　　•没有联网的同事无法访问共享工作区网站　　

　　使用传真服务　　
　　为什么打印一份文档只需通过传真机运行它即可？ 使用数个 Office 程序中提供的传真服务，您可以将 PC 直接连接到传真服务提供商。传真服务提供商将为您发送传真，而您无需打印文档。 如果您的工作要求传真文档(例如要签署的合同、要审批的采购单或者登记表)，则传真服务可以让这一切变得更加高效。　　

　　优点　　
　　•共享大文件　　
　　•存档文件以备参考　　
　　•授予多人访问文件的权限　　

　　缺点　　
　　•不能使用文件共享功能协同处理文档。 很难确保两个或三个审阅者做出的更改不发生冲突。　　
　　•无法在文件共享访问权限受到严格控制的高度安全环境中工作。 某些同事可能无法访问。　　

　　存储设备
　　有时，共享信息的最简单方式就是将文件复制到存储设备并将它交给(或运送给)对方。 如果您与同事和客户之间共享演示文稿、数码相片、视频和音频文件，或者需要在公司和家庭之间来回携带文件，则这是一种非常便捷的方式。 如果收件人没有上网或者文件超大，有时这仍然是一种值得采用的最佳方法。 软盘只能处理较小的文件，但是，可写入 CD 可以存放更多的文件，而可写入 DVD 则容量更大。　　

　　另一个选项是通用串行总线 (USB) 存储设备，它包括一个非常小巧的 USB 闪存盘。 您可以使用它们在计算机和具有可用 USB 端口的设备之间存储和移动文件。 它们的容量通常是软盘的数百倍。 而且，某些设备还提供加密保护功能，帮助保护您的信息。　　

　　优点　　
　　•当您和同事没有连接到 Internet 或者没有电子邮件的访问权限时非常适用　　
　　•共享较大的程序和文件以及文件集合(例如图片和歌曲)　　
　　•离开办公室时随身携带信息　　
　　•在不相连的计算机之间快速传输文件　　

　　缺点　　
　　•不能快速获得文件的反馈或注释　　
　　•无法整理多个人员的反馈　　
　　•不能将文件同时分发给多人　　
　　•新型计算机可能没有软盘驱动器　　
　　•软盘有文件大小限制